Puede hacer falta automatizar una tarea, conseguir que varias herramientas trabajen juntas, atender una consulta, organizar información, eliminar pasos manuales, adaptar el programa que ya usáis o crear una herramienta que todavía no existe.
Lo importante no es qué tecnología utilizamos. Es qué conseguimos con ella.
Responder por teléfono, WhatsApp o web, recoger la información necesaria, hacer seguimiento y avisar al equipo cuando haga falta una persona.
Pasa en una clínica con quien pregunta por un tratamiento a las diez de la noche, en una asesoría con el cliente que llama por tercera vez para saber cómo va lo suyo o en un despacho con la llamada que nadie puede coger durante una reunión.
Reservas, cambios, confirmaciones, recordatorios y avisos pueden gestionarse sin que alguien tenga que estar pendiente de cada paso.
Pasa en una clínica con las citas de mañana que hay que confirmar una a una y el retoque del que nadie avisa a tiempo, o en un despacho con la primera reunión de un cliente nuevo que se cambia tres veces.
Facturas, documentos, datos o autorizaciones. El sistema puede detectar qué está pendiente, solicitarlo, hacer seguimiento y avisar al equipo cuando sea necesario.
Pasa en una gestoría con las facturas del trimestre y los extractos del banco, en una clínica con el consentimiento que tiene que llegar firmado antes de la cita o en un despacho con la provisión de fondos y la hoja de encargo.
La información puede pasar de una herramienta a otra, actualizarse y llegar a quien la necesita sin copiar, pegar y comprobar una y otra vez.
Pasa en una gestoría con los datos de un trabajador nuevo que se escriben en el programa de nóminas y en una hoja de cálculo, uno detrás de otro, o en un despacho con las horas que se apuntan en un sitio y se facturan en otro.
Documentos, datos y procedimientos pueden organizarse para que estén disponibles cuando alguien los necesita.
Pasa cuando nadie sabe con seguridad dónde está la última versión de un documento, cuando llega una inspección y hay que reunir papeles de varias carpetas a contrarreloj o cuando el informe de cada mes se empieza casi desde cero.
Cuando las herramientas que usáis no encajan, podemos adaptarlas o crear una nueva: una aplicación, un panel, un portal o un programa pensado para vuestra forma de trabajar.
Pasa cuando el programa no permite lo que necesitáis y se acaba trabajando aparte: la lista de espera en un papel, los vencimientos de cada cliente en una hoja de cálculo o el seguimiento de las propuestas en la memoria de alguien.
Automatizar, conectar, adaptar lo que ya usáis o construir algo nuevo.
Con clientes
Una parte importante del trabajo ocurre detrás: documentación, datos, tareas administrativas y procesos que dependen de que alguien recuerde el siguiente paso.
Por dentro
Sin perseguir. Sin copiar. Sin depender de que alguien se acuerde.
Por eso lo definimos antes de empezar y lo comprobamos después. Estos son los cambios que suelen buscarse:
Consultas respondidas a tiempo, seguimientos que se hacen y citas o propuestas que no se quedan por el camino.
El equipo deja de copiar, perseguir y repetir lo que un sistema puede hacer.
Los datos se escriben una vez y llegan bien a donde tienen que llegar.
Qué falta, quién lo tiene y qué viene después, sin tener que preguntar ni buscar.
El equipo atiende con calma cuando hace falta una persona. Y lo que cuentan los clientes (dudas, quejas, motivos por los que no compran o no vuelven) llega a quien decide.
La tecnología donde ayuda.
Las personas donde importan.
Nos cuentas qué está pasando. Te decimos si merece la pena cambiarlo y cómo. Y si no merece la pena, también te lo diremos.